1. Chữ ký số là gì?
Căn cứ Khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP hướng dẫn Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số – chữ ký điện tử – token thì: “ Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:
a) Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;
b) Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.”
Hiểu một cách đơn giản, chữ ký số (Token) là một thiết bị được mã hóa tất cả các dữ liệu, thông tin của một doanh nghiệp/cá nhân dùng thay cho chữ ký trên các loại văn bản và tài liệu số thực hiện đối với các giao dịch điện tử qua mạng internet.
2. Cấu tạo của chữ ký số
Chữ ký số dựa trên công nghệ RSA – công nghệ mã hóa công khai: Mỗi đơn vị kinh doanh sẽ có cặp khóa (key pairs) gồm một khóa bí mật (private key) và một khóa công khai (public key)
- Khóa bí mật: Là một khóa trong cặp khóa dùng để tạo chữ ký số và thuộc hệ thống mã không đối xứng.
- Khóa công khai: Là một khóa trong cặp khóa dùng để để kiểm tra chữ ký số, nó được tạo bởi khóa bí mật tương ứng trong cặp khóa và thuộc hệ thống mã không đối xứng.
- Người ký: nghĩa là thuê bao dùng khóa bí mật của mình để ký số vào một thông điệp dữ liệu nào đó dưới tên mình.
- Người nhận: là tổ chức hoặc cá nhân nhận được thông điệp dữ liệu được ký số bởi người ký, bằng việc sử dụng các chứng thư số của người ký để kiểm tra chữ ký số ở thông điệp dữ liệu nhận được và sau đó tiến hành các hoạt động, giao dịch liên quan.
- Ký số: nghĩa là việc đưa khóa bí mật vào một phần mềm để tự động tạo và gắn chữ ký số vào thông điệp dữ liệu nào đó.
3. Các loại chữ ký số
Chữ ký số USB Token
Chữ ký số USB Token là một phần mềm được tích hợp vào chiếc USB ký số. Khi sử dụng, người dùng cần cài đặt tiện ích ký số trên máy tính và cắm USB vào máy tính. Sau đó, người dùng đăng nhập vào chữ ký số bằng mã PIN của mình. Trong quá trình ký số, USB sẽ tự động sử dụng các thuật toán được cài đặt sẵn để xác thực và ký số cho người dùng. Đây là loại chữ ký số được sử dụng nhiều nhất hiện nay.
Chữ ký số HSM
Chữ ký số HSM (Hardware Security Module) là loại chữ ký số có cặp khóa và chứng thư số đặt trong thiết bị HSM, phục vụ cho các ứng dụng chữ ký số với yêu cầu tốc độ cao cho việc xác thực và mã hóa. HSM thường được sản xuất dưới dạng một thẻ PCMCIA hay card PCI cắm vào máy tính hoặc một thiết bị độc lập có kết nối mạng.
Chữ ký số Smartcard
Chữ ký số SmartCard là loại chữ ký số được tích hợp trên sim do một số nhà mạng nghiên cứu và phát triển. Với chữ ký số Smartcard, người dùng có thể ký số nhanh chóng và linh động trên điện thoại di động.
Chữ ký số từ xa
Chữ ký số từ xa (Remote signature) được sử dụng trên nền tảng công nghệ điện toán đám mây giúp người dùng có thể ký số linh động mọi lúc, mọi nơi trên máy tính, điện thoại hay tablet một cách trực tiếp mà không bị phụ thuộc vào thiết bị phần cứng như USB Token hay sim.
4. Chức năng của chữ ký số:
- Thay thế cho chữ ký tay trong các giao dịch thương mại điện tử trên môi trường số: Ký hợp đồng điện tử, thanh toán online, chuyển tiền trực tuyến, đóng bảo hiểm...
- Dùng để ký trong các giao dịch thư điện tử, ký vào các email để đối tác, khách hàng xác nhận người gửi thư
- Sử dụng cho các dịch vụ chính phủ điện tử, ký số khi làm thủ tục hành chính hay xin xác nhận của cơ quan nhà nước.
- Sử dụng để kê khai nộp thuế trực tuyến, BHXH hoặc khai báo với cơ quan hải quan, giao dịch ngân hàng, chứng khoán điện tử…
5. Lợi ích của chữ ký số:
• Đảm bảo tính pháp lý trong giao dịch điện tử
Chữ ký số có khả năng đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu điện tử cũng như xác định danh tính của tác giả. Việc sử dụng chữ ký số trong giao dịch điện tử được coi là cơ sở để khẳng định giá trị pháp lý của những văn bản điện tử có giá trị tương đương với tài liệu giấy.
• An toàn và bảo mật thông tin
Trong quá trình ký số được thực hiện dựa trên công nghệ mã hóa công khai (PKI) sử dụng thuật toán mã hóa công khai (RSA).
• Ngăn chặn khả năng giả mạo
Việc tạo ra một chữ ký số khác giống hoàn toàn với chữ ký số đang sử dụng và có khả năng kiểm tra bằng mã hóa công khai gần như là bất khả thi.
• Tiết kiệm thời gian, chi phí
Chữ ký số giúp làm giảm thời gian và công sức xử lý giấy tờ cho doanh nghiệp cũng như kế toán. Thay vì phải in tài liệu, lưu trữ và ký tay từng văn bản, người dùng hoàn toàn có thể ký hàng loạt văn bản điện tử ngay trên máy tính và gửi trực tiếp cho lãnh đạo, đối tác, khách hàng… thông qua môi trường internet.
HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ
1. Hóa đơn điện tử là gì?
Định nghĩa về Hoá đơn điện tử được nêu trong thông tư 32/2011/TT-BTC như sau: "Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp, dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử."
Hóa đơn điện tử được sử dụng để thay cho Hóa đơn Giá trị gia tăng, Hóa đơn bán hàng, Hóa đơn xuất khẩu, các loại Hóa đơn khác; Ngoài ra có thể áp dụng cho Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
2. Lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử
- Tiết kiệm chi phí và bảo quản hóa đơn: Tiết kiệm 75% Chi phí liên quan tới Hóa đơn hàng năm của doanh nghiệp. Không còn nỗi lo mất mát, hỏng, bị mờ hoặc bay mất thông tin và bảo quản hóa đơn cho doanh nghiệp.
- An toàn và bảo mật: Hóa đơn điện tử được quản lý và bảo mật trên hệ thống phần mềm điện tử, khách hàng chỉ cần truy cập hệ thống online để trích xuất và lưu trữ hóa đơn trực tiếp ngay trên phần mềm, tăng độ tin cậy cho doanh nghiệp
- Tiết kiệm thời gian, giảm thiểu các thủ tục hành chính: đẩy nhanh quá trình thanh toán và thu hồi công nợ, dễ dàng tra cứu và tìm kiếm hóa đơn mà không phải vào kho lưu trữ để tìm kiếm hóa đơn gốc.
- Linh hoạt, đa dạng: phương thức phát hành, quản lý, báo cáo hóa đơn mọi lúc mọi nơi qua email, sms…
3. Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử
- Bao gồm những tổ chức có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế hoặc trong hoạt động ngân hàng;
- Có chữ ký điện tử theo đúng quy định của pháp luật;
- Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử;
- Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.
4. Thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Theo điều 7 thông tư 32/2011/TT-BTC, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ gồm:
- Quyết định áp dụng Hóa đơn điện tử.
- Hóa đơn mẫu dạng điện tử được ký số giống như gửi cho khách hàng gửi qua đường điện tử;
- In bản thể hiện của Hóa đơn điện tử.
- Thông báo phát hành hóa đơn điện tử.
Doanh nghiệp nộp Hồ sơ đến Cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
HỢP ĐỒNG ĐIỆN TỬ
1. Hợp đồng điện tử là gì?
Hợp đồng điện tử là loại hợp đồng mà các bên tham gia thỏa thuận về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền và nghĩa vụ gửi đi, nhận lại, đồng thời được lưu trữ trên các phương tiện điện tử như công nghệ điện tử, kỹ thuật số, quang học cùng các phương tiện điện tử khác.
2. Đặc điểm của hợp đồng điện tử
Một số đặc điểm tiêu biểu của hợp đồng điện tử (hay còn gọi được là hợp đồng online) mà các doanh nghiệp cần biết khi sử dụng có thể kể đến như sau:
• Thể hiện bằng thông điệp dữ liệu điện tử: Hợp đồng điện tử có điểm mới so với hợp đồng giấy truyền thống là thông tin được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu.
• Có ít nhất 3 chủ thể tham gia: Ngoài hai chủ thể là bên bán, bên mua thì còn có chủ thể thứ ba đứng giữa hai chủ thể kia. Các cơ quan chứng thực chữ ký điện tử hoặc nhà cung cấp mạng có thể là chủ thể thứ 3 và không tham gia vào quá trình ký hợp đồng mà chỉ đảm bảo tính hiệu quả, giá trị pháp lý của hợp đồng.
• Phạm vi ký kết rộng: Vì thông tin trên hợp đồng được thiết lập dưới dạng dữ liệu điện tử nên hai chủ thể không cần gặp nhau nhưng có thể ký kết hợp đồng rất nhanh chóng tại bất kỳ đâu, bất cứ khi nào.
• Phức tạp về kỹ thuật: Bên cạnh sự thuận tiện và tiết kiệm chi phí do sử dụng phương tiện điện tử và mạng viễn thông để ký kết hợp đồng. Chính những yếu tố này lại tạo ra một số khó khăn ban đầu cho việc sử dụng vì hợp đồng điện tử đòi hỏi người sử dụng cần có kiến thức và kỹ năng nhất định khi sử dụng các phương tiện điện tử.
3. Phân loại hợp đồng điện tử
3.1 Hợp đồng giấy truyền thống được một bên đưa lên website
Loại hợp đồng này trước tiên được soạn trên giấy, sau đó được chỉnh sửa và upload lên website để các bên tham gia ký. Các hợp đồng được đưa toàn bộ nội dung lên web và phía dưới thường có nút “Đồng ý” hoặc “Không đồng ý” để các bên tham gia lựa chọn và xác nhận sự đồng ý với các điều khoản của hợp đồng.
3.2 Hợp đồng điện tử hình thành qua giao dịch điện tử
Đặc điểm nổi bật của loại hợp đồng điện tử này là nội dung hợp đồng không được soạn sẵn mà được hình thành trong giao dịch tự động. Máy tính tự tổng hợp nội dung và xử lý trong quá trình giao dịch dựa trên các thông tin do người mua nhập vào.
Cuối quá trình giao dịch, hợp đồng điện tử được tổng hợp và hiển thị để người mua xác nhận sự đồng ý với các nội dung của hợp đồng. Sau đó, người bán sẽ được thông báo về hợp đồng và gửi xác nhận đối với hợp đồng đến người mua qua nhiều hình thức, có thể bằng email hoặc các phương thức khác như điện thoại, fax…
Đây là hình thức hợp đồng điện tử được sử dụng phổ biến trên các website thương mại điện tử bán lẻ (B2C), điển hình như: Amazon.com, Dell.com, Ford.com, Chodientu.vn, Thegioididong.com.vn…
3.3 Hợp đồng hình hành qua thư diện tử
Đây là hình thức hợp đồng điện tử được sử dụng phổ biến trong các giao dịch điện tử giữa các doanh nghiệp với doanh nghiệp (B2B), đặc biệt là trong các giao dịch thương mại điện tử quốc tế.
Trong hình thức này, các bên sử dụng thư điện tử để tiến hành các giao dịch, các bước phổ biến thường bao gồm: chào hàng, hỏi hàng, đàm phán về các điều khoản của hợp đồng như quy cách phẩm chất, giá cả, số lượng, điều kiện cơ sở giao hàng… Quy trình giao dịch, đàm phán, ký kết và thực hiện hợp đồng tương tự quy trình giao dịch truyền thống, điểm khác biệt là phương tiện sử dụng để thực hiện giao kết hợp đồng là máy tính, mạng Internet và email.
3.4 Hợp đồng điện tử có sử dụng chữ ký số
Đặc điểm nổi bật là các bên phải có chữ ký số để ký vào các thông điệp dữ liệu trong quá trình giao dịch. Chính vì có sử dụng chữ ký số nên loại hợp đồng điện tử này có độ bảo mật và ràng buộc trách nhiệm các bên cao hơn các hình thức trên. Tuy nhiên, để có thể sử dụng chữ ký số, cần có sự tham gia của các cơ quan chứng thực chữ ký số mà trên thế giới cũng như tại Việt Nam hiện nay, dịch vụ này còn trong giai đoạn bắt đầu triển khai.
Về cơ bản quy trình ký kết hợp đồng điện tử có sử dụng chữ ký số tương tự như quy trình giao dịch thương mại điện tử B2C hoặc B2B, điểm khác biệt là trong mỗi bước giao dịch, các bên sử dụng chữ ký số để bảo mật nội dung và xác thực người gửi hợp đồng.
4. Lợi ích khi ký hợp đồng điện tử
- Tiện lợi, nhanh chóng và chính xác:
Hợp đồng điện tử có thể được ký kết ở bất kỳ đâu, bất cứ khi nào mà không cần phải gặp mặt trực tiếp đối tác, không lo quản lý đi công tác làm gián đoạn công việc kinh doanh của doanh nghiệp. Quy trình, thủ tục thực hiện nhanh chóng, chính xác, minh bạch và giúp nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
- Dễ dàng quản lý, lưu trữ và tìm kiếm:
Doanh nghiệp không cần phải mò mẫm tìm kiếm trong cả “núi” hợp đồng lưu trữ. Thay vào đó, bạn chỉ cần tìm kiếm trên kho dữ liệu online là biết được hợp đồng đã ký, hợp đồng chờ ký hay hợp đồng trả lại vô cùng chính xác, nhanh chóng.
- Tiết kiệm thời gian, chi phí:
Các bước trong quá trình ký kết hợp đồng đều được thực hiện online. Với hợp đồng điện tử, mọi thao tác của người dùng từ tạo lập, kiểm duyệt, ký kết, gửi và nhận hợp đồng được xác thực qua internet một cách nhanh chóng, không cần phải tốn kém chi phí thời gian cho việc in ấn, quản lý, lưu trữ, chuyển phát hợp đồng hay di chuyển đến địa điểm để ký hợp đồng trực tiếp với khách hàng.
- An toàn, đảm bảo khi có tranh chấp:
Những phần mềm hợp đồng điện tử uy tín đều có tính năng lưu lại lịch sử ký (người ký, tên công ty, IP máy tính, thời gian ký …) khi tiến hành việc ký kết. Vì vậy, nếu có xảy ra tranh chấp, các bên đều có thể chứng minh được.
