HỢP ĐỒNG DỊCH VỤ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ VÀ HỖ TRỢ MIỄN PHÍ

KÊ KHAI THUẾ, BẢO HIỂM XÃ HỘI, HẢI QUAN, GỬI & NHẬN VĂN BẢN ĐIỆN TỬ

Số: …./2019/HĐĐT-VIMASS

Căn cứ:

• Nghị định 119/2018/NĐCP ngày 12/9/2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và những văn bản pháp luật liên quan.
• Hợp đồng hợp tác kinh doanh số 02/2018/HĐHTKD/VINAVIMASS ngày 14/11/2018 giữa Vimass và Công ty cổ phần chữ ký số VI-NA (VINA-CA).
• Nhu cầu và năng lực của các bên.

Hôm nay ngày … tháng … năm 2019 tại …………………………………………………………………….., chúng tôi gồm:

Bên A: Công ty cổ phần dịch vụ nền di động Việt Nam (Vimass)

Địa chỉ: tầng 4, số 444 Hoàng Hoa Thám, P. Thụy Khuê, Q. Tây Hồ, Hà Nội.

Mã số thuế: 0105906169.

Tài khoản: 999994940085 tại Ngân hàng bưu điện Liên Việt (Lienvietpostbank) – Chi nhánh Đông Đô

Đại diện bởi:

Và

Bên B:

Địa chỉ:

Mã số thuế:

Tài khoản:                                       tại Ngân hàng

Đại diện bởi:

cùng nhất trí ký kết hợp đồng dịch vụ hóa đơn điện tử và hỗ trợ miễn phí khai Thuế, Bảo hiểm xã hội, Hải quan, gửi và nhận văn bản điện tử với những điều khoản sau:

Điều 1: Thiết bị ký số

Bên A bán cho bên B các thiết bị ký số gồm:

a) … thiết bị CryptoMate Nano USB Token với đơn giá 432.850 đ (đã gồm 10% thuế GTGT);

b) … thẻ ký số ACOS5-64 với đơn giá 346.280 đ (đã gồm 10% thuế GTGT);

c) … đầu đọc thẻ ACOS5-64 với đơn giá 120.000 đ (đã gồm 10% thuế GTGT);

d) … thiết bị Rosetta USB Token Serie III với đơn giá 865.700 đ (đã gồm 10% thuế GTGT);

e)… thẻ Rosetta microSDHC 4 GB với đơn giá 1.293.000 đ (đã gồm 10% thuế GTGT);

Tổng số tiền các thiết bị ký số bao gồm 10% thuế GTGT là ………………………………………đồng.

Bên B đồng ý chuyển khoản cho bên A toàn bộ số tiền này trong thời hạn 5 ngày sau khi ký hợp đồng.

Bên A cam kết bảo hành thiết bị ký số miễn phí 1 đổi 1 trong thời hạn 1 năm kể từ khi nhận được tiền nếu hỏng hóc được xác định không phải do lỗi của bên B. Sau 1 năm phí sửa chữa sẽ theo quy định chung của bên A.

Bên A có trách nhiệm hướng dẫn bên B cách sử dụng thiết bị: lấy số serie thiết bị, thay đổi mật khẩu truy cập thiết bị, lưu trữ 6 chứng thư và cặp khóa vào thiết bị Rosetta và 12 chứng thư vào CryptoMate và ACOS5-64, lấy chứng thư số, lấy chữ ký số.

Điều 2: Chứng thư số và Mã hóa đơn

Bên B cung cấp cho bên A các thông tin về tổ chức, cá nhân để bên A đề nghị Đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép (CA) lập chứng thư số cho tổ chức, cá nhân và lưu chứng thư số và cặp khóa vào các thiết bị ký số đã mua (tối đa 6 chứng thư số cho thiết bị Rosetta và 12 chứng thư cho thiết bị ký số khác), lưu trên máy chủ của CA và trên máy chủ của Trung tâm chứng thực điện tử quốc gia (Root CA). Các dịch vụ liên quan đến cấp chứng thư số và cặp khóa là miễn phí. Thời gian hoàn thành việc cấp và lưu chứng thư số không quá 2 ngày làm việc.

Bên B có trách nhiệm xin cơ quan thuế quản lý đơn vị mình cấp mã hóa đơn điện tử và hủy bỏ hình thức hóa đơn giấy theo quy định của cơ quan thuế trong thời hạn 3 ngày làm việc kể từ khi được cấp chứng thư số để phát hành hóa đơn điện tử.

Điều 3: Dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng

3.1 Nếu bên B đã có chứng thư số và đã trả phí chứng thực chữ ký số công cộng cho một CA được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép thì trong thời hạn còn được phép sử dụng dịch vụ này, bên B không phải trả phí dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng cho bên A. Trong trường hợp này, bên A sẽ hướng dẫn bên B cách tìm và lưu chứng thư số đang sử dụng (file .p12) vào thiết bị ký số.

3.2 Nếu bên B chưa có chứng thư số hoặc muốn cấp thêm chứng thư số và đề nghị bên A phối hợp với Công ty cổ phần chứng thực chữ ký số VI-NA (VINA-CA) cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng, trong thời hạn 5 ngày sau khi ký hợp đồng Bên B đồng ý chuyển khoản cho bên A phí dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng là …………………..đồng cho … chứng thư số tổ chức và … chứng thư số cá nhân được trả 1 lần cho … tháng. Trong suốt thời gian đã trả phí dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng, bên B có quyền sử dụng 24/7 các thiết bị ký số để ký số các hóa đơn, văn bản điện tử nhân danh 1 trong các tổ chức, cá nhân có chứng thư số lưu bên trong thiết bị.

Điều 4: Danh sách người tạo, ký, xem, hủy hóa đơn, văn bản điện tử

Bên B cấp cho bên A danh sách có ký, đóng dấu của người đại diện pháp luật (bản gốc) gồm: họ tên, chức danh, số điện thoại, email, số CMND, ngày cấp, nơi cấp của 3 nhóm người:

(a) Nhóm người được quyền tạo hóa đơn, văn bản điện tử cần ký;

(b) Nhóm người được quyền ký hoặc hủy hóa đơn, văn bản điện tử;

(c) Nhóm người được quyền xem và đề xuất hủy hóa đơn, văn bản điện tử đã ký.

Bên A có trách nhiệm lưu danh sách vào máy chủ và chỉ cho những người có tên trong danh sách thực hiện đúng những chức năng được phép của mình.

Đại diện pháp luật của bên B có quyền ký danh sách mới thay thế danh sách cũ. Tại mọi thời điểm chỉ    một danh sách có hiệu lực. Phí thay đổi danh sách là 50.000 đ/lần.

Điều 5: Quy trình tạo, ký, tra cứu hóa đơn và văn bản điện tử

5.1 Quy trình tạo hóa đơn, văn bản điện tử:

Người có quyền tạo thuộc danh sách (a) trong Điều 4 vào trang https://vimass.vn/taovanban hoặc mục Tạo hóa đơn, văn bản trong ứng dụng Ví Vimass (tải miễn phí từ CH Play hoặc App Store về điện thoại di động) để tạo và tải lên máy chủ Vimass hóa đơn hoặc văn bản điện tử cần ký số. Người tạo có thể kiểm tra lại các tệp đã tải lên, hủy bỏ hoặc đề nghị ký. Hệ thống Vimass sẽ gửi thông báo đến ứng dụng Ví Vimass của những người có quyền ký để xem lại và ký bằng thiết bị ký số của mình.

5.2 Quy trình ký hóa đơn và văn bản điện tử:

Những người có thiết bị ký số và biết mật khẩu truy cập thiết bị ký số vào trang https://vimass.vn/kyvanban hoặc mục Ký hóa đơn, văn bản trong ứng dụng Ví Vimass (tải miễn phí từ CH Play hoặc App Store về điện thoại di động) để xem các hóa đơn, văn bản được đề nghị ký; chọn ra những hóa đơn, văn bản cần ký và ký số 1 lần đối với tất cả các hóa đơn, văn bản được chọn. Sau khi các hóa đơn, văn bản điện tử đã có chữ ký, hệ thống Vimass sẽ tự phân tích dữ liệu được tải lên máy chủ Vimass để gửi các hóa đơn, văn bản điện tử kèm chứng thư số và chữ ký số của người gửi đến nơi nhận và nơi lưu trữ.

5.3 Quy trình xem và đề xuất hủy hóa đơn và văn bản điện tử đã ký:

 Chỉ những người có trong danh sách (c) trong điều 4.1 mới có thể tra cứu, xem lại các hóa đơn điện tử đã ký và đề xuất hủy hóa đơn điện tử đã ký. Khi có đề xuất hủy hóa đơn, hệ thống Vimass sẽ nhắc những người có quyền ký để xem lại và hủy hóa đơn này.

Điều 6: Tra cứu hóa đơn và văn bản điện tử

6.1 Khách hàng mua hàng hóa, dịch vụ vào trang https://vimass.vn/tracuu để tra cứu các hóa đơn điện tử được gửi đến email của mình. Khách hàng cho biết email, nhập mật khẩu tra cứu (nếu chưa có cần tạo mật khẩu tại đây) để xem và in hóa đơn trên nền hoa văn và logo của đơn vị phát hành hóa đơn.

6.2 Trong thời hạn 10 năm kể từ khi hóa đơn được ký, những người có tên trong danh mục (b) và (c) nói ở Điều 4 có thể vào trang https://vimass.vn/tracuu  hoặc mục Tra cứu hóa đơn, văn bản đã ký trong ứng dụng Ví Vimass (tải miễn phí từ CH Play hoặc App Store về điện thoại di động), nhập mã số doanh nghiệp, số điện thoại và mật khẩu tra cứu để tra cứu hoặc in ra các hóa đơn đã ký và đề xuất hủy bỏ những hóa đơn không phù hợp.

Khi nhận được thông báo hủy hóa đơn, những người có thiết bị ký số và biết mật khẩu truy cập thiết bị ký số có thể xem lại và hủy nếu thấy cần thiết.

6.3 Với những tổ chức có thỏa thuận với Vimass và trả thêm phí dịch vụ lưu trữ tra cứu tờ khai Thuế, BHXH, Hải quan hoặc văn bản điện tử theo quy định tại Điều 9, trong thời hạn 5 năm, những người có tên trong danh mục (b) và (c) nói ở Điều 4 có thể vào trang https://vimass.vn/tracuu  hoặc mục Tra cứu hóa đơn, văn bản đã ký trong ứng dụng Ví Vimass (tải miễn phí từ CH Play hoặc App Store về điện thoại di động), nhập mã số doanh nghiệp, số điện thoại và mật khẩu tra cứu để tra cứu hoặc in ra các tờ khai, văn bản điện tử đã ký và đề xuất hủy bỏ những tờ khai, văn bản điện tử không phù hợp.

Khi nhận được thông báo hủy tờ khai, văn bản điện tử, những người có thiết bị ký số và biết mật khẩu truy cập thiết bị ký số có thể xem lại và hủy nếu thấy cần thiết.

Điều 7: Phí dịch vụ lưu trữ và tra cứu hóa đơn trong 10 năm

Bên B đồng ý chuyển khoản cho bên A phí dịch vụ lưu trữ và tra cứu hóa đơn đã phát hành trong năm theo đơn giá sau:

- 315 đ/hóa đơn (bao gồm 10% VAT) ) nếu số lượng trong năm dưới 200 hóa đơn

- 270 đ/hóa đơn (bao gồm 10% VAT) ) nếu số lượng trong năm từ 200 đến 999 hóa đơn

- 225 đ/hóa đơn (bao gồm 10% VAT) ) nếu số lượng trong năm từ 1.000 đến 9.999 hóa đơn

- 180 đ/hóa đơn (bao gồm 10% VAT) ) nếu số lượng trong năm từ 10.000 đến 99.999 hóa đơn

- 144 đ/hóa đơn (bao gồm 10% VAT) nếu số lượng trong năm trên 100.000 hóa đơn.

Trong 5 ngày đầu quý, bên B đồng ý chuyển khoản cho bên A phí lưu trữ tạm tính bằng số lượng hóa đơn trong quý trước nhân với đơn giá tạm tính cho 1 hóa đơn dựa theo các mức trên. Trong vòng 10 ngày đầu của năm mới hai bên sẽ quyết toán chính xác số hóa đơn phát hành trong năm để có đơn giá đúng và cân đối với số tiền bên B đã trả cho bên A mỗi quý. Nếu thiếu bên B chuyển khoản bổ sung, nếu thừa sẽ cân đối sang năm tiếp theo.

Điều 8: Miễn phí khai Thuế, Bảo hiểm xã hội, Hải quan và gửi-nhận văn bản điện tử:

Tổ chức có ký hợp đồng mua thiết bị ký số của Vimass được miễn phí khi thực hiện các dịch vụ và điều kiện cụ thể sau:

8.1 Dịch vụ khai Thuế điện tử:

- Người có quyền tạo (trong danh sách (a) của Điều 4) tải các tờ khai Thuế định dạng .xml được kiết xuất từ bất kể phần mềm kế toán nào lên máy chủ Vimass theo quy trình tại mục 5.1, lưu trên máy chủ Vimass tối đa đến 3 tháng chờ xin chữ ký số của người có quyền ký;

- Người có quyền ký (trong danh sách (b) của Điều 4) vào xem, chọn và ký các tờ khai đã chọn để thêm chữ ký số của mình vào các tờ khai gửi đến cơ quan Thuế theo quy trình tại mục 5.2.

- Hệ thống Vimass sẽ tự động gửi các tờ khai Thuế có chữ ký số và chứng thư số của người gửi đến cơ quan Thuế; nhận trả lời của cơ quan Thuế và thông báo cho người gửi.

8.2 Dịch vụ khai Bảo hiểm xã hội (BHXH) điện tử:

a) Người có quyền tạo tải các tờ khai BHXH định dạng .xls hoặc .xlsx lên máy chủ Vimass, lưu đến 3 tháng để chờ xin chữ ký số theo quy trình 5.1;

- Người có quyền ký vào xem, chọn, ký số các tờ khai BHXH theo quy trình 5.2.

- Hệ thống Vimass có trách nhiệm gửi đến BHXH VN tờ khai kèm chữ ký số, chứng thư số của người gửi và nhận phản hồi của BHXH để chuyển cho người gửi.

b) Tổ chức mua thiết bị ký số của Vimass có thể vào 1 trang kê khai miễn phí của cơ quan BHXH để kê khai, sau đó sử dụng thiết bị ký số USB Token để ký số và gửi đến BHXH. Vimass sẽ chủ động liên hệ với cơ quan BHXH VN để tích hợp bộ thư viện .dll (dynamic library link) của thiết bị ký số với các phần mềm miễn phí kê khai BHXH.

8.3 Dịch vụ khai Hải quan điện tử:

a) Người có quyền tạo tải các tờ khai Hải quan định dạng .xml hoặc .pdf lên máy chủ Vimass, lưu đến 3 tháng để chờ xin chữ ký số theo quy trình 5.1;

- Người có quyền ký vào xem, chọn, ký số các tờ khai Hải quan theo quy trình 5.2.

- Hệ thống Vimass có trách nhiệm gửi đến cơ quan Hải quan tờ khai kèm chữ ký số, chứng thư số của người gửi và nhận phản hồi để chuyển cho người gửi.

b) Tổ chức mua thiết bị ký số của Vimass có thể vào 1 trang kê khai miễn phí của cơ quan Hải quan để kê khai, sau đó sử dụng thiết bị ký số USB Token để ký số và gửi. Vimass sẽ chủ động liên hệ với cơ quan Hải quan để tích hợp bộ thư viện .dll (dynamic library link) của thiết bị ký số với các phần mềm miễn phí kê khai Hải quan.

8.4 Dịch vụ gửi và nhận văn bản điện tử có chữ ký số:

- Người có quyền tạo (trong danh sách (a) của Điều 4) tải các văn bản điện tử định dạng .pdf lên máy chủ Vimass theo quy trình tại mục 5.1, lưu trên máy chủ Vimass tối đa đến 3 tháng chờ xin chữ ký số của người có quyền ký;

- Người có quyền ký (trong danh sách (b) của Điều 4) vào xem, chọn và ký các văn bản điện tử đã chọn để thêm chữ ký số của mình theo quy trình tại mục 5.2.

- Hệ thống Vimass sẽ tự động gửi các văn bản điện tử có chữ ký số và chứng thư số của người gửi đến email của người nhận.

- Người nhận có thể vào trang https://vimass.vn/kiemtrachuky tải lên văn bản kèm chữ ký số và chứng thư số để kiểm tra lại chứng thư số và chữ ký số có đúng của người gửi hay không, văn bản điện tử có toàn vẹn hay không. Nếu đúng, Vimass sẽ khuyến cáo sử dụng văn bản này, nếu sai sẽ thông báo chính xác về việc sai chứng thư số hoặc sai người gửi hoặc nội dung văn bản không được toàn vẹn.

Điều 9: Phí khác liên quan.

- Những người có tên trong danh sách theo Điều 4 của bên B được cán bộ chuyên môn của bên A hướng dẫn, cho phép sử dụng thử miễn phí các dịch vụ chữ ký số trên môi trường kiểm thử của bên A.

- Sử dụng thử dịch vụ: miễn phí

- Lập chứng thư số; cấp cặp khóa và hướng dẫn lưu chứng thư số và cặp khóa vào thiết bị: miễn phí

- Đề nghị tạm dừng sử dụng chứng thư số: miễn phí

- Phí thiết lập lại thiết bị ký số khi bị xóa dữ liệu do sai mật khẩu 10 lần liên tiếp: 100.000 đ.

- Phí thiết kế hoa văn kèm logo làm nền cho bản in hóa đơn điện tử: 700.000 đ.

- Phí dịch vụ lưu trữ và tra cứu các tờ khai Thuế, BHXH, Hải Quan và văn bản điện tử trên máy chủ Vimass sau khi ký số có thời hạn từ 3 tháng đến 5 năm được áp dụng với đơn giá và phương thức thanh toán như dịch vụ lưu trữ, tra cứu hóa đơn điện tử quy định tại Điều 7 với điều kiện độ dài của một tờ khai hoặc một văn bản điện tử không quá 5 MB, nếu quá, phải phân thành các văn bản có độ dài không quá 5 MB.

Điều 10: Cam kết chung

Hai bên cam kết tuân thủ đúng các điều khoản đã ký. Khi có vướng mắc sẽ gặp nhau bàn bạc giải quyết trên tinh thần hòa giải và hỗ trợ lẫn nhau; khi không thể tự thỏa thuận sẽ giải quyết theo đúng các quy định của pháp luật. Hợp đồng có hiệu lực trong … tháng kể từ ngày ký và được gia hạn theo thỏa thuận của hai bên. Hai bên có thể thay đổi các điều khoản nhưng phải bằng văn bản có chữ ký của hai bên. Hợp đồng được lập thành 4 bản, mỗi bên giữ 2 bản có giá trị pháp lý như nhau.

                                                                              BÊN A                                                                                    BÊN B

I. PHÁT HÀNH HÓA ĐƠN BẰNG ĐIỆN THOẠI

1. Mua thiết bị: liên hệ với Vimass để mua thẻ Rosetta microSDHC (bộ nhớ 4 GB, 16 GB, 64 GB).

2. Nạp chứng thư: chụp ảnh Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp gửi đến Vimass hoặc Vina-CA để thẩm định, cấp chứng thư số và nạp chứng thư vào thẻ Rosetta.

3. Cài thẻ vào điện thoại: Android Phone có khay bên trong, iPhone có đầu đọc thẻ bên ngoài để cài thẻ Rosetta vừa dùng như bộ nhớ ngoài vừa dùng để ký số.

4. Tải ứng dụng Ví Vimass, đăng ký tài khoản điện thoại và đăng nhập.

5. Tạo Danh mục hàng hóa, dịch vụ (trong mục Phát hành hóa đơn của trang Ký số): (i) điền mã số doanh nghiệp, tên, địa chỉ, mẫu số và ký hiệu hóa đơn; (ii) tạo Danh mục hàng hóa, dịch vụ thường cấp cho khách hàng; (iii) Xác thực bằng Token, Vân tay/ Nhận diện hoặc thiết bị ký số để lưu thông tin lên máy chủ và sử dụng khi tạo hóa đơn.

6. Phát hành hóa đơn:

a) Vào Danh mục, chọn hàng hóa, dịch vụ cấp cho khách hàng, nhấn chữ xong để quay lại phần phát hành

b) Điền 10 số mã số thuế của đơn vị mua, ứng dụng sẽ trả lại tên và địa chỉ căn cứ thông tin đã đăng ký với cơ quan đăng ký kinh doanh

c) Điền email nhận hóa đơn

d) Điền số lượng hàng hóa

e) Chọn dấu + để tạo hóa đơn tiếp theo

f) Nhập mật khẩu ký số để phát hành hóa đơn.

Vì chỉ cần nhập 10 số mã số thuế, email nhận, chọn hàng và số lượng nên việc phát hành hóa đơn sẽ không quá 30 giây.

II. PHÁT HÀNH HÓA ĐƠN TRÊN MÁY TÍNH

1. Mua thiết bị, xin cấp và nạp chứng thư: liên hệ Vimass để chọn thiết bị ký số của ACS (Hongkong) hoặc SPYRUS (Hoa kỳ) cắm vào máy tính qua cổng USB. Việc cấp và nạp chứng thư làm như trên. Cắm thiết bị đã nạp chứng thư vào máy tính.

2. Cài phần mềm theo hướng dẫn tại https://vimass.vn/thiet-bi-ky-so.html . Ra màn hình chính chạy KySoVimass một lần cho đến khi tắt máy.

3. Đến trang https://vimass.vn/vidientu/phat-hanh-hoa-don.html để phát hành hóa đơn.

Tại đây: tạo Danh mục hàng hóa, dịch vụ ở bên phải; điền mã số thuế, email nhận và số lượng hàng hóa bên trái. Sau đó nhập mật khẩu thiết bị ký số để hoàn tất việc phát hành hóa đơn.

II. TRA CỨU HÓA ĐƠN TRÊN MÁY TÍNH

Đến trang https://vimass.vn/vidientu/tra-cuu-hoa-don-dien-tu.html để tra cứu hóa đơn theo 3 cách:

1. Tra cứu toàn bộ hóa đơn được gửi đến 1 email cụ thể:

a) Tạo mật khẩu tra cứu: Chủ email tự tạo mật khẩu tra cứu, hệ thống trả về email dãy ký tự xác thực. Nhập đúng dẫy này, mật khẩu có hiệu lực.

b) Nhập đúng email và mật khẩu tra cứu, hệ thống sẽ trả về toàn bộ hóa đơn đã được gửi đến email. Chọn 1 hóa đơn cụ thể để in hoặc lưu làm chứng từ.

2. Tra cứu 1 hóa đơn: Nhập đúng email nhận và mã tra cứu ở dòng cuối cùng của hóa đơn sẽ hiển thị hóa đơn để in và để lưu.

3. Tra cứu dành cho đơn vị phát hành: Đơn vi phát hành có công văn gửi Vimass thông báo danh sách người và số điện thoại được phép tra cứu. Người được phép cần nhập đúng mã số doanh nghiệp, số điện thoại và 6 số token để tra cứu toàn bộ hóa đơn của đơn vị phát hành.

Bước 1: Đọc kỹ bảng giá, mẫu hợp đồng và liên hệ ký Hợp đồng dịch vụ.

• Theo hợp đồng, đơn vị phát hành hóa đơn cần:
• - Mua các thiết bị ký số;
• - Lập chứng thư số; lưu chứng thư và cặp khóa vào thiết bị;
• - Đại diện pháp luật của đơn vị gửi cho Vimass danh sách gồm (a) những người có quyền tạo hóa đơn (b) những người có quyền ký và hủy hóa đơn (c) những người có quyền xem hóa đơn đã ký và đề nghị hủy.
• - Khi dùng thử dịch vụ gặp vướng mắc cần liên hệ cán bộ liên quan của Vimass để được hướng dẫn.

Bước 2: Tải ứng dụng Ví Vimass, tạo mật khẩu đăng nhập và mật khẩu Token.

• - Ứng dụng Ví Vimass có trên chợ ứng dụng CH Play (Android Phone) và App Store (iPhone), tải miễn phí về điện thoại của người tạo hoặc ký/hủy hóa đơn.
• - Tạo mật khẩu đăng nhập: Vimass sẽ gửi qua tin nhắn 6 số xác thực, nhập đúng 6 số mật khẩu đăng nhập có hiệu lực. Nếu điện thoại có vân tay hoặc nhận diện mặt thì từ lần đăng nhập thứ 2, vân tay hoặc nhận diện mặt sẽ thay thế mật khẩu đăng nhập.
• - Tạo mật khẩu Token: sau khi đăng nhập, vào mục 6 số Token, chọn Đổi/Quên mật khẩu để đăng ký mật khẩu Token. Vân tay hoặc nhận diện mặt sẽ thay thế mật khẩu Token kể từ lần thứ 2 sử dụng mật khẩu Token.

Bước 3: Tải file excel mẫu và tạo hóa đơn.

• - Tải các file mẫu exel có trong mục hóa đơn điện tử trên trang https://vimass.vn về máy tính của mình để sử dụng thường xuyên khi tạo các hóa đơn A4 hoặc A5.
• - Những người có quyền tạo hóa đơn (a) đăng nhập trang https://vimass.vn/vidientu/ . Tìm mục Tạo hóa đơn (phía dưới, bên trái trong danh mục dịch vụ) để tạo hóa đơn hoặc tải các file excel hóa đơn A4 hoặc A5 lên máy chủ Vimass; khi tải file, sử dụng 6 số Token sinh bởi điện thoại. Hoặc (b) đăng nhập ứng dụng Ví Vimass trên điện thoại, vào mục QR & Hóa đơn, chọn mục Tạo hóa đơn, văn bản để tạo hóa đơn sau đó dùng vân tay/ nhận diện mặt hoặc mật khẩu Token để tải lên máy chủ Vimass.
• - Người có quyền tạo hóa đơn có thể xem lại, hủy hoặc sửa các hóa đơn đang chờ ký có trên máy chủ của Vimass. Khi tạo/hủy/sửa trên máy tính sử dụng 6 số sinh bởi Token trên điện thoại. Khi tạo/hủy/sửa trên điện thoại sử dụng vân tay/nhận diện hoặc mật khẩu Token.

Bước 4: Ký các file hóa đơn có trên máy chủ Vimass

• - Ngay khi các file chứa hóa đơn cần ký được tải lên máy chủ, hệ thống sẽ gửi thông báo đến người có quyền ký thông qua ứng dụng Ví Vimass trên điện thoại.
• - Người có thiết bị ký số cần đăng nhập vào ứng dụng Ví Vimass trên máy tính hoặc điện thoại, vào mục Ký hóa đơn để xem các file hóa đơn chờ ký. Chọn những file cần ký và nhập mật khẩu thiết bị ký số để ký. Lưu ý: sau 10 lần liên tiếp nhập sai mật khẩu, toàn bộ dữ liệu lưu trong thiết bị ký số sẽ bị xóa và không thể sử dụng tiếp. Cần liên hệ Vimass để thiết lập lại và phải trả phí 100.000 đ.
• - Vào mục Thiết bị ký số trong ứng dụng Ví Vimass trên máy tính hoặc điện thoại, có thể: (a) thay đổi mật khẩu truy cập thiết bị. (b) liên kết thiết bị với Ví Vimass. (c) Xem các chứng thư có bên trong thiết bị và xem số serie của thiết bị.
• - Tại một trong các Trung tâm chứng thực chữ ký số công cộng được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép, chứng thư số của người gửi đi kèm dữ liệu điện tử và chữ ký số sẽ được chứng thực và kiểm tra tính toàn vẹn của dữ liệu. Nếu chứng thực đúng, các hóa đơn điện tử sẽ được lưu giữ 10 năm để đơn vị phát hành, khách hàng và cơ quan thuế có tra cứu và in ra.

Bước 5: Tra cứu các hóa đơn đã ký và đề xuất hủy

• - Những người có quyền xem hóa đơn đã ký đăng nhập ứng dụng Ví Vimass trên máy tính hoặc điện thoại; vào mục Tra cứu hóa đơn để xem; để in hóa đơn trên nền hoa văn và logo của đơn vị phát hành; và đề xuất hủy hóa đơn. Người được quyền ký/hủy sử dụng thiết bị ký số và mật khẩu truy cập thiết bị để hủy hóa đơn nếu thấy cần thiết.
• - Khách hàng nhận hóa đơn điện tử vào mục Tra cứu hóa đơn, điền email và sử dụng mật khẩu tra cứu để xem tất cả các hóa đơn được các đơn vị phát hành gửi đến email của mình. Khách hàng có thể in hóa đơn ra giấy để làm chứng từ. Khách hàng tạo và đổi mật khẩu tra cứu bằng việc nhập đúng dãy ký tự xác thực được Vimass gửi đến email. Trên điện thoại, vân tay hoặc nhận diện mặt sẽ thay thế mật khẩu tra cứu kể từ lần tra cứu thứ 2.

Đến trang https://vimass.vn/vidientu/tra-cuu-hoa-don-dien-tu.html để tra cứu hóa đơn theo 3 cách:

1. Tra cứu toàn bộ hóa đơn được gửi đến 1 email cụ thể:

a) Tạo mật khẩu tra cứu: Chủ email tự tạo mật khẩu tra cứu, hệ thống trả về email dãy ký tự xác thực. Nhập đúng dẫy này, mật khẩu có hiệu lực.

b) Nhập đúng email và mật khẩu tra cứu, hệ thống sẽ trả về toàn bộ hóa đơn đã được gửi đến email. Chọn 1 hóa đơn cụ thể để in hoặc lưu làm chứng từ.

2. Tra cứu 1 hóa đơn: Nhập đúng email nhận và mã tra cứu ở dòng cuối cùng của hóa đơn sẽ hiển thị hóa đơn để in và để lưu.

3. Tra cứu dành cho đơn vị phát hành: Đơn vi phát hành có công văn gửi Vimass thông báo danh sách người và số điện thoại được phép tra cứu. Người được phép cần nhập đúng mã số doanh nghiệp, số điện thoại và 6 số token để tra cứu toàn bộ hóa đơn của đơn vị phát hành.

Lần đầu tiên trong lĩnh vực ngân hàng tại Việt Nam, ứng dụng Ví Vimass tích hợp thành công chữ ký số để xác thực mọi giao dịch chuyển tiền, thanh toán và phát hành hóa đơn điện tử cả trên website và điện thoại di động sử dụng các thiết bị ký số đạt chuẩn FIPS 140-2 cấp độ 3 thực hiện mọi chức năng ký số bên trong chip vi xử lý, đáp ứng các tiêu chuẩn bảo mật cao nhất trong lĩnh vực ngân hàng theo Thông tư 161/2016/TT-BQP của Bộ Quốc phòng và Quyết định 630/QĐ-NHNN của Thống Đốc Ngân hàng Nhà nước.

A. Lập chứng thư số và nạp chứng thư vào thiết bị ký số

- Chứng thư số của cá nhân gồm: Họ tên, số CMND, địa chỉ, số chứng thư, đơn vị cấp chứng thư, ngày cấp, ngày hết hạn, hàm băm và thuật toán ký, khóa công khai.

- Chứng thư số của tổ chức gồm: Tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ, số chứng thư, đơn vị cấp chứng thư, ngày cấp, ngày hết hạn, hàm băm và thuật toán ký, khóa công khai.

- Riêng khóa bí mật sẽ được lưu 1 lần duy nhất vào thiết bị ký số và không thể lấy ra khỏi thiết bị hoặc chuyển cho người khác dưới bất kể hình thức nào.

- Ngày 15/11/2018 Vimass ký hợp đồng với Công ty cổ phần chữ ký số Vi Na (Vina-CA), https://www.smartsign.com.vn  và trở thành Đại lý của Vina-Ca. Do vậy chứng thư số của cá nhân hoặc tổ chức có thể được lập tại Vina-CA (41A Nguyễn Phi Khanh, P. Tân Định, Q. 1, TP HCM, anh Tâm 0908393164) hoặc tại trụ sở Vimass (tầng 4, số 444 Hoàng Hoa Thám, Hà Nội, anh Thành 0917951277) hoặc tại Chi nhánh Tp. Hồ Chí Minh của Vimass (anh Tấn 0934168409).

- Nơi lập chứng thư cũng là nơi nạp chứng thư vào các thiết bị ký số đạt chuẩn FIPS 140-2 cấp độ 3 được Vimass nhập khẩu theo giấp phép kinh doanh và nhập khẩu của Ban Cơ yếu Chính phủ.

- Thiết bị ký số Vimass gồm 4 loại: (1) Cryptomate Nano (Hongkong) 432.850 đ (2) Thẻ ACOS5-64 (Hongkong) 346.280 đ (3)  Rosetta USB Token (Mỹ) 865.700 đ (4) Thẻ Rosetta microSDHC 4GB (Mỹ) 1.293.000 đ. Thiết bị của Hongkong nạp được 12 chứng thư, thiết bị của Mỹ nạp được 6 chứng thư.

B. Cài đặt phần mềm KySoVimass lên máy tính Windows

KySoVimass là phần mềm kết nối máy tính với thiết bị ký số qua cổng USB. Để sử dụng phần mềm này, máy tính cần tối thiểu 2 ổ đĩa logic và được cài đặt các phần mềm: Java, NetFramework, Visual C++, KySoVimass như sau (Lưu ý: có thể bỏ qua việc cài đặt Java, NetFramework hoặc Visual C++ nếu máy tính đã cài phần mềm này):

1. Cài đặt Java (8 trở lên) qua 2 bước

1.1 Tải file nén tại 1 trong 2 đường dẫn tùy theo máy 32 hay 64 bit:

Đối với máy 32 bit: https://vimass.vn/vmbank/services/media/getFile?id=java32bit.zip

Đối với máy 64 bit:  https://vimass.vn/vmbank/services/media/getFile?id=java64bit.zip

Sau đó giải nén và chạy file java.exe

1.2 Tải file nén https://vimass.vn/vmbank/services/media/getFile?id=ToolAddPath.zip  . Giải nén và chạy 1 file .bat tương ứng với hệ điều hành và cấu hình máy (chạy 1 trong các file Win7_32bit, Win7_64bit, Win10_32bit hay Win10_64bit).

2. Cài đặt NetFramework (4.5 trở lên) và Visual C++

Tải file nén https://vimass.vn/vmbank/services/media/getFile?id=netFramework.zip . Giải nén và chạy file NetFramework.exe trước.

Sau đó chạy file visualC32bit.exe hoặc visualC64bit.exe tùy theo máy 32 hay 64 bits.

3. Cài đặt phần mềm KySoVimass.bat  

3.1 Tải file nén https://vimass.vn/vmbank/services/media/getFile?id=glassfish4.zip , vào thư mục Downloads giải nén.

3.2 Sau đó vào thư mục …/bin, click phải vào KySoVimass.bat, chọn send to, và chọn Desktop (create shortcut) để tạo biểu tượng KySoVimass.bat ngoài Desktop.

3.3 Để KySoVimass.bat tự chạy khi khởi động máy tính, vào File Explorer, tìm thư mục %appdata%\Microsoft\Windows\Start Menu\Programs\Startup , sau đó copy, past file KySoVimass.bat vào thư mục này

C. Sử dụng thiết bị ký số trên máy tính:

Mỗi lần khởi động lại máy tính có cắm thiết bị ký số qua cổng USB (đối với thẻ ký số cần thêm đầu đọc thẻ để nối vào máy tính), cần ra màn hình Desktop, kích đúp biểu tượng KySoVimass, màn hình có nền đen sẽ mở ra, khoảng 1-2 phút sẽ tự đóng lại, chương trình đã hoàn tất. Bạn có thể đến trang https://vimass.vn/vidientu/thiet-bi-ky-so.html  sử dụng thử các chức năng:

1. Lấy số serie của thiết bị

2. Đổi mật khẩu ký số (còn gọi là mật khẩu truy cập thiết bị). Lưu ý mật khẩu sau khi mua thiết bị luôn là 123456. Cần đổi mật khẩu này để được an toàn.

3. Nạp chứng thư số: Cần tạo riêng thư mục Certificates trong ổ đĩa C (C:\Certificates) và đặt vào đây các chứng thư cần nạp vào thiết bị ký số. 

4. Xem các chứng thư số có trong thiết bị

5. Đăng nhập Ví Vimass

6. Liên kết Ví với thiết bị ký số

7. Thay đổi hạn mức giao dịch

8. Ký số giao dịch tài chính

9. Ký số phát hành hóa đơn hoặc ký văn bản điện tử

D. Sử dụng thiết bị ký số trên điện thoại di động:

Thẻ Rosetta đã nạp chứng thư số có thể lắp vào khay thẻ nhớ của điện thoại Android. Tải  Ví Vimass từ CH Play, đăng nhập ví và sử dụng thiết bị ký số như sau:

1. đến mục Thiết bị ký số để:

- Lấy số serie

- Đổi mật khẩu ký số. Lưu ý mật khẩu sau khi mua thiết bị luôn là 123456. Cần đổi mật khẩu này để được an toàn.

- Liên kết ví với thiết bị

- Xem các chứng thư bên trong thiết bị

2. đến mục Hạn mức giao dịch để thiết lập các hạn mức mong muốn cho việc sử dụng Token, Vân tay/ Nhận diện và trên mức này là Chữ ký số.

3. đến các mục chuyển tiền, thanh toán, tiết kiệm, v.v để thực hiện giao dịch. Nếu số tiền không quá hạn mức Token, Vân tay/Nhận diện thì sẽ có 3 lựa chọn để xác thực giao dịch: Token , Vân tay/Nhận diện và Chữ ký số. Nếu số tiền quá hạn mức này, chỉ dùng chữ ký số để xác thực giao dịch.